ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

La función de organización y métodos es prestar servicios en la parte de asesorias y asistencias remotas en la parte gerencial de cada empresa, y el objetivo es incrementar todas las eficiencias administrativas, mediante estudios técnicos y administrativos buscando mejorar todos los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.

Las actividades del O y M se realizan por medio de propuestas que elaboran los analistas y después de haber obtenido los resultados de ese procedimiento de la empresa, provocará una reducción en costos, simplificando el trabajo y esfuerzos.

Los estudios del O y M representa todo un análisis de los problemas tanto estructurales como de sistemas de trabajo, y para mejorar este estudio es aprovechar todos los recursos que se hayan disponibles, logrando así una mayor eficiencia y eficacia en cualquier desarrollo de esa función.

Dentro del O y M se destacan cinco (5) técnicas o herramientas para el desarrollo de un estudio empresarial:

Ø Planificación del estudio: es mejorar los posibles problemas que se presentan en la administración, estudiarlos, determinar con claridad cada objetivo técnico, el tiempo, sin perjudicar la parte del trabajo.

Ø Recopilación de la información: la recopilación de la información se hace de acuerdo a manuales, reglamentos, informes, estadísticas, evaluando en si toda la información especifica de cada área o sección de la empresa.

Las técnicas para la recopilación de la información de todos los datos son la parte de la investigación documental, la entrevista, el cuestionario, y la observación directa, todo esto definiendo un objetivo y es mejorar la problemática de ese estudio y que posibles soluciones o datos se podrán ser analizados para solucionar de manera directa esa investigación.

Ø Análisis de la información: es organizar los datos recopilados, y someterlos a un proceso de análisis, descubrir los posibles problemas y establecer que posibles errores o deficiencias que impiden el desarrollo de una operación normal del sistema de trabajo.

Ø Elaboración y presentación del informe final: es un documento que describe de forma detallada todo lo que se recolecto en forma de evidencia las posibles soluciones a los problemas detectados, dando a conocer una recomendación a todas las áreas que fueron evaluadas permitiendo así una mejoracion en el desarrollo administrativo en la empresa.

Ø Implementación y seguimiento: es la supervisión y asesoria del analista que comprende toda una recomendación detallada y un estudio y dar la posible solución a ese problema.

DIAGRAMAS DE PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas)

El Método PERT, actúa dentro de las teorías de MASLOW y McClelland en la satisfacción de las necesidades, mediante la realización de actividades que representen retos, logros importantes, compromisos, etc.

La técnica del PERT se utiliza para definir lo que debe hacerse para cumplir en término los objetivos de un programa. Es una técnica para la planeación, programación y control del tiempo de proyectos en los que se involucran varias actividades.

Las características es la utilizar el tiempo como común denominador para reflejar la aplicación de los recursos asignados y las especificaciones de rendimiento.

Una de las primeras consideraciones que el PERT obliga efectuar, es la de calcular el tiempo de duración para cada una de las actividades de un proyecto. La duración total será obtenida automáticamente al sumar el tiempo de cada una de las actividades del proyecto.

El PERT permite considerar tres posibles ocurrencias del tiempo:

1. Plazo optimista (to). Tiempo que se necesita para efectuar la actividad si no se presentan dificultades o algún imprevisto. Es el menor tiempo posible en que se puede realizar la actividad.

2. Plazo más probable (tn). Tiempo más probable que se necesite para la realización de la actividad.

3. Plazo pesimista (tp). Es el mayor tiempo que se necesita para efectuar la actividad si se presentan dificultades imprevistas.

Ventajas del PERT:

1. La elaboración de planes realistas, detallados y de fácil difusión que incrementan las posibilidades de cubrir las metas del proyecto.

2. Predicción de la duración y de la certidumbre de las mismas.

3. Centra la atención en las partes críticas.

4. Informar de la incompleta utilización de los recursos.

5. La simulación fácil de alternativas.

6. La obtención de informes completos y frecuentes del estado del proyecto.

7. Mostrar la relación entre tareas.

8. Descubre las áreas problema, los cuellos botella.

9. Compara las acciones alternativas para una mejor decisión.

10. Logra flexibilidad.

CPM (Método de Ruta Crítica)

Es la secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor duración entre ellos, determinando el tiempo más corto para completar el proyecto. La duración de la ruta crítica determina la duración del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento de la ruta crítica afecta la fecha de término planeada del proyecto, y se dice que no hay holgura en la ruta crítica.

Un proyecto puede tener varias rutas críticas paralelas. Una ruta paralela adicional a través de la red con las duraciones totales menos cortas que la ruta crítica es llamada una sub-ruta crítica.
La elaboración de un proyecto en base a redes CPM y PERT son similares y consisten en:

Identificar todas las actividades que involucra el proyecto, lo que significa, determinar relaciones de precedencia, tiempos técnicos para cada una de las actividades.

Construir una red con base en nodos y actividades (o arcos, según el método más usado), que implican el proyecto.

Analizar los cálculos específicos, identificando las rutas críticas y las holguras de los proyectos.

CICLO DE CONTROL P.H.V.A. (planear, hacer, verificar y actuar)

El P.H.V.A. dinamiza la relación entre el hombre y los procesos y busca su control con base a su establecimiento, mantenimiento y mejora de estándares.

El control se define como todas las actividades necesarias para alcanzar eficiente y económicamente todos los objetivos a largo plazo.

La gerencia de procesos en el ciclo P.H.V.A. consiste básicamente en:

Planear: Siendo la definición de las metas y los métodos para alcanzarla.

Hacer: Consiste en ejecutar la tarea y recoger los datos, después de haber realizado un proceso de formación (educar y entrenar).

Verificar: Es la evaluación de los resultados de la tarea ejecutada, identificación de los problemas que originan el no-cumplimiento de las tareas (formación, planeación).

Actuar: Consiste en tomar medidas correctivas para lograr el cumplimiento de las metas.

Durante todo este proceso, están presentes los indicadores e índices de gestión de cada área que deben estar alineados con sus respectivas unidades de negocio para lograr la efectividad de los objetivos estratégicos propuestos.

TRIANGULO DE ESCLUDA Y BOCANUMENT

PAUTAS METODOLOGICAS PARA LA REALIZACION DE ESTUDIOS DE CLIMA ORGANIZACIONAL

El clima organizacional es una función que permite una mayor productividad a través del recurso humano. Valorando así toda importancia del Clima para el desarrollo de los sistemas organizativos reflexionando sobre las diferentes formas de determinación. Entre ellas se analizan las dimensiones, que detallan las técnicas de exploración, a través de un Diagnóstico Organizacional, mediante dimensiones básicas: motivación, liderazgo, beneficios, responsabilidades, obligaciones y participación. También Refleja las facilidades o dificultades que se encuentra el trabajador para aumentar o disminuir su productividad o para encontrar su punto de estabilidad. Y por ello se evalúa y se determina, mediante la interpretación de los trabajadores, existen en una organización varias estructuras, de factores internos o externos del proceso de trabajo logrando así la calidad y los objetivos de la organización.Para mí el clima organizacional resulta ser un enfoque y una herramienta administrativa para proyectar un incremento en la productividad, reducir el ausentismo, los costos, las modificaciones posibles de cada organización, las fuerzas tanto internas como externas, manteniendo actitud de mejoramiento, manteniendo viva la organización.Los estudios del clima son aplicativos y que permiten realizar todo diagnóstico de los factores o componentes de esa organización determinando causas y niveles, incluso estos estudios pueden y deben emplearse como resultados de todo proceso productivo.El comportamiento de un trabajador, se pretende obtener todo resultado que sea directo y los factores existentes, sino que depende en buenas medidas para la valoración del trabajador haciendo todo esto un conjunto de actividades, y que se vean reflejadas en el clima.

Las dimensiones a explorar el clima son:

@ Claridad

@ Estándares

@ Responsabilidad

@ Flexibilidad

@ Reconocimiento

@ Espíritu de equipo

En muchas organizaciones se reconoce que una de las áreas fundamentales del trabajo y es el recurso humano y estando siempre seguros de de sí mismos, toda organización requiere contar con mecanismos de medición periódica de su clima organizacional, dando motivación al personal, dando como objetivo los comportamientos y desempeño laboral de los trabajadores tratando así, que sus mercados sean exportados, que sus empleados sean emprendedores, que sus negocios aumenten, y que surjan nuevos trabajadores.

ASPECTOS QUE AFECTAN UNA ORGANIZACIÓN

Es una variable que actúa negativamente sobre la productividad de las empresas. Sean por razones de fuerza mayor, calamidad, entre otros. Por ejemplo, las ausencias en el trabajo, sea por motivo de salud, accidentes dentro de la empresa, como cortes, caídas, presiones de tiempo laboral ósea ciclos o jornadas largas o extensas, también por frío o calor, reacciones químicas como de gases y vapores, desmayos, fatigas, problemas familiares, problemas personales ” Autoestima ”, licor, drogas, enfermedades gripales por desaseo (bacterias, epidemias, parásitos,) etc.Para la solución de estos problemas es importante hacer o saber el objetivo de la problemática, aportar propuestas, realizar debates, buscar la solución del problema a través de conferencias, descansos, y mesas redondas. Entre otras.La consecuencia del acoso moral es mal clima laboral, elaboración de trabajos mal hechos, desmotivación, presión, abandonos del trabajo, disminución tanto cantidad como calidad del trabajo, impuntualidad en el trabajo.El mobbing es un ámbito de stress laboral, malas relaciones personales en el trabajo, etc. Este término se ejerce cuando hay violencia (tanto física como psicológica) más de lo normal o sea extremadamente malo.Las expresiones de los trabajadores son formas o acciones como la mala reputación tanto del trabajo como de persona, la dignidad mala, el ámbito laboral malo, huelgas, insatisfacciones en lo espiritual, crisis económicas, el ejercicio de su trabajo (demasiado trabajo, mala comunicación y de datos), Destruyendo la parte emocional y sentimental del trabajador.

TIPOS DE ORGANIZACIONES

Las organizaciones son Conjuntos de órganos, disposiciones y servicios que regulan, controlan y dirigen el funcionamiento de una Asociación. Están constituidas por un grupo de personas que interactúan entre sí, deben desarrollar un conjunto de acciones, utilizar habilidades, enfoques y técnicas que posibiliten el logro de determinados resultados.
El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interacción con sus semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar unos con otros, por sus restricciones personales, y deben constituir organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzaría realizar.
Entonces, una organización se define como: un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. La cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización, y ésta existe cuando:

• Hay personas capaces de comunicarse
• Que estén dispuestas a actuar conjuntamente
• Para obtener un objetivo común.

En resumen, las organizaciones se conforman para que las personas que trabajan allí, alcancen objetivos que no podrían lograr de manera aislada, debido a las limitaciones individuales.
Existe una gran variedad de organizaciones: empresas industriales, comerciales, organizaciones de servicio (bancos, universidades, hospitales, tránsito, etc.), militares, públicas, que pueden orientarse hacia la producción de bienes o productos; éstas ejercen presión sobre la vida de los individuos y hacen parte integral del medio donde el hombre trabaja, se recrea, estudia, satisface sus necesidades.

Organización Formal

Mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una forma eficiente.

Cada miembro puede contribuir en forma más eficiente con su trabajo, para la conservación del objetivo primordial.

Propósitos:

• Permitir al administrador o ejecutivo profesional la consecución de los objetivos primordiales de una empresa.
• Eliminar duplicidad de trabajo
• Asignar a cada miembro de la organización una responsabilidad y autoridad para la ejecución eficiente de sus tareas.
• Una excelente organización permite el establecimiento de canales de comunicación adecuados.

La organización formal es un elemento de la administración que tiene por objeto agrupar o identificar las tareas y trabajos a desarrollarse dentro de la empresa.

Organización Informal

Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la organización formal.

Este tipo de organización se puede observar en cinco niveles diferentes:

• Organización Informal Total, considerada como un sistema de grupos relacionados entre sí.
• Constituida en grupos mayores de opinión o de presión sobre algún aspecto particular de la política de la empresa.
• Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados más o menos íntimamente.
• Grupos pequeños de tres y cuatro personas relacionados íntimamente.
• Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales.

Organizaciones Sociales

Grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con mayor eficiencia determinados objetivos en común que individualmente no es posible lograr.
Sus objetivos son los fines o metas que pretenden alcanzar mediante el esfuerzo colectivo.
Pueden distinguirse dos etapas principales:

1. La estructuración o construcción del mismo.
2. Consiste en la operación o funcionamiento normal del mismo para lograr los fines propuestos.

En una empresa debe analizarse los elementos que la forman:

Recursos Humanos.
Elementos activos de la empresa, es decir, aquellos cuyo trabajo es de categoría más intelectual y de servicio.

Recursos Materiales.
Lo integran sus edificios y las instalaciones que en éstos se realizan para adoptarlas a la labor productiva.

Recursos Técnicos.
Son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas, personas o éstas con aquéllas. Puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa.